Vejledning om databeskyttelse ved online-møder, telefonkonferencer og webinarer via „Microsoft Teams“ fra Juratherm GmbH
Dette er en oversættelse. Kun den tyske udgave er juridisk bindende: tysk version
Vi vil i det følgende informere dig om behandlingen af personoplysninger i forbindelse med brugen af „Microsoft Teams“.
Formålet med behandlingen
Vi bruger værktøjet „Microsoft Teams“ til at afholde telefonkonferencer, online-møder, videokonferencer og/eller webinarer (i det følgende: „online-møder“). „Microsoft Teams“ er en tjeneste fra Microsoft Corporation.
Den dataansvarlige
Den dataansvarlige for databehandlingen, der er i direkte forbindelse med afholdelsen af »online-møder«, er Juratherm GmbH.
Bemærk: I det omfang du besøger hjemmesiden for »Microsoft Teams«, er udbyderen af »Microsoft Teams« ansvarlig for databehandlingen. Et besøg på hjemmesiden er dog kun nødvendigt for at kunne bruge »Microsoft Teams«, nemlig for at downloade softwaren til brug af »Microsoft Teams«.
Hvis du ikke ønsker eller ikke kan bruge „Microsoft Teams“-appen, kan du også bruge „Microsoft Teams“ via din browser. Tjenesten leveres i så fald også via „Microsoft Teams“-webstedet.
Hvilke oplysninger behandles?
Ved brug af „Microsoft Teams“ behandles forskellige typer data. Omfanget af data afhænger også af, hvilke oplysninger du angiver før eller under deltagelse i et „online-møde“.
Følgende personoplysninger er genstand for behandlingen:
Oplysninger om brugeren: f.eks. visningsnavn („Display name“), eventuelt e-mail-adresse, profilbillede (valgfrit), foretrukket sprog
Mødemetadata: f.eks. dato, klokkeslæt, møde-ID, telefonnumre, sted
Tekst-, lyd- og videodata: Du har eventuelt mulighed for at benytte chatfunktionen i et »online-møde«. I den forbindelse behandles de tekstindtastninger, du foretager, for at vise dem i »online-mødet«. For at muliggøre visning af video og afspilning af lyd behandles data fra mikrofonen på din enhed samt fra et eventuelt videokamera på enheden i løbet af mødet. Du kan til enhver tid selv slukke for kameraet eller mikrofonen eller sætte dem på lydløs via »Microsoft Teams«-applikationerne.
Omfanget af behandlingen
Vi bruger „Microsoft Teams“ til at afholde „online-møder“. Hvis vi ønsker at optage „online-møder“, vil vi på forhånd informere dig herom på en gennemsigtig måde og – hvis det er nødvendigt – bede om dit samtykke.
Chatindholdet logges, når Microsoft Teams anvendes. Vi opbevarer chatindholdet i en periode på en måned. Hvis det er nødvendigt med henblik på at logge resultaterne af et online-møde, vil vi logge chatindholdet. Dette vil dog som regel ikke være tilfældet.
Der anvendes ikke automatiseret beslutningstagning i henhold til artikel 22 i GDPR.
Retsgrundlag for databehandlingen
I det omfang personoplysninger om medarbejdere hos Juratherm GmbH behandles, udgør § 26 i den tyske databeskyttelseslov (BDSG) retsgrundlaget for databehandlingen. Skulle personoplysninger i forbindelse med brugen af »Microsoft Teams« ikke være nødvendige for indgåelse, gennemførelse eller afslutning af ansættelsesforholdet, men alligevel udgøre en grundlæggende del af brugen af »Microsoft Teams«, er artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR retsgrundlaget for databehandlingen. Vores interesse består i disse tilfælde i en effektiv gennemførelse af »online-møder«. I øvrigt er retsgrundlaget for databehandlingen ved gennemførelsen af »online-møder« artikel 6, stk. 1, litra b), i GDPR, for så vidt møderne afholdes inden for rammerne af kontraktforhold. Hvis der ikke foreligger et kontraktforhold, er retsgrundlaget artikel 6, stk. 1, litra f), i GDPR. Også her består vores interesse i en effektiv gennemførelse af »online-møder«.
Modtagere / videregivelse af oplysninger
Personoplysninger, der behandles i forbindelse med deltagelse i »online-møder«, videregives som udgangspunkt ikke til tredjeparter, medmindre de netop er bestemt til videregivelse. Vær opmærksom på, at indhold fra »online-møder« – ligesom ved personlige møder – ofte netop tjener til at formidle oplysninger til kunder, interessenter eller tredjeparter og dermed er bestemt til videregivelse. Yderligere modtagere: Udbyderen af »Microsoft Teams« får nødvendigvis kendskab til ovennævnte data, i det omfang dette er fastsat i vores databehandleraftale med »Microsoft Teams«.
Databehandling uden for Den Europæiske Union
Der foretages som udgangspunkt ingen databehandling uden for Den Europæiske Union (EU), da vi har begrænset vores lagringssteder til datacentre i Den Europæiske Union. Vi kan dog ikke udelukke, at dataene dirigeres via internetservere, der befinder sig uden for EU. Dette kan især være tilfældet, hvis deltagere i et »online-møde« befinder sig i et tredjeland. Dataene er dog krypteret under overførslen via internettet og dermed beskyttet mod uautoriseret adgang fra tredjeparter.
Spørgsmål om databeskyttelse
Har du spørgsmål om databeskyttelse eller dine rettigheder? Du kan kontakte os på følgende måde:
Juratherm GmbH
-databeskyttelse-
Wilhelm-Busch-Str. 4-6
95447 Bayreuth
E-mail: datenschutz@juratherm.com
Dine rettigheder som registreret
Du har ret til at få oplysninger om de personoplysninger, der vedrører dig. Du kan til enhver tid henvende dig til os for at få disse oplysninger.
Hvis en anmodning om indsigt ikke fremsendes skriftligt, beder vi om forståelse for, at vi i givet fald kan kræve dokumentation fra dig, der bekræfter, at du er den person, du udgiver dig for at være.
Desuden har du ret til berigtigelse, sletning eller begrænsning af behandlingen, i det omfang loven giver dig ret hertil. Endelig har du ret til at gøre indsigelse mod behandlingen inden for rammerne af de lovmæssige bestemmelser.
Der eksisterer ligeledes en ret til dataportabilitet inden for rammerne af databeskyttelseslovgivningen.
Sletning af oplysninger
Vi sletter som udgangspunkt personoplysninger, når der ikke længere er behov for yderligere opbevaring. Et sådant behov kan især foreligge, hvis oplysningerne stadig er nødvendige for at opfylde kontraktmæssige forpligtelser, samt for at kunne vurdere, imødekomme eller afvise krav vedrørende mangelsansvar og eventuelt garantikrav. I tilfælde af lovmæssige opbevaringsforpligtelser kan sletning først overvejes efter udløbet af den pågældende opbevaringsforpligtelse.
Retten til at indgive klage til en tilsynsmyndighed
Du har ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed for databeskyttelse vedrørende vores behandling af personoplysninger.
Ændringer af denne privatlivspolitik
Vi opdaterer denne privatlivspolitik ved ændringer i databehandlingen eller i andre tilfælde, hvor dette er nødvendigt. Den aktuelle version findes altid på denne hjemmeside.