Privacyverklaring voor onlinevergaderingen, teleconferenties en webinars via „Microsoft Teams“ van Juratherm GmbH

Hieronder willen wij u informeren over de verwerking van persoonsgegevens in verband met het gebruik van „Microsoft Teams“.

Doel van de verwerking

Wij gebruiken de tool „Microsoft Teams“ voor het houden van telefonische conferenties, onlinevergaderingen, videoconferenties en/of webinars (hierna: „onlinevergaderingen“). „Microsoft Teams“ is een dienst van Microsoft Corporation.

Verantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevensverwerking die rechtstreeks verband houdt met de uitvoering van „onlinevergaderingen“ is Juratherm GmbH.

Opmerking: Voor zover u de website van „Microsoft Teams“ bezoekt, is de aanbieder van „Microsoft Teams“ verantwoordelijk voor de gegevensverwerking. Het bezoeken van de website is voor het gebruik van „Microsoft Teams“ echter alleen nodig om de software voor het gebruik van „Microsoft Teams“ te downloaden.

Als u de „Microsoft Teams“-app niet wilt of kunt gebruiken, kunt u „Microsoft Teams“ ook via uw browser gebruiken. De dienst wordt dan in zoverre ook via de website van „Microsoft Teams“ geleverd.

Welke gegevens worden verwerkt?

Bij het gebruik van „Microsoft Teams“ worden verschillende soorten gegevens verwerkt. De omvang van de gegevens hangt daarbij ook af van welke gegevens u vóór of tijdens de deelname aan een „onlinevergadering“ verstrekt.

De volgende persoonsgegevens worden verwerkt:

Gebruikersgegevens: bijv. weergavenaam („Display name“), eventueel e-mailadres, profielfoto (optioneel), voorkeurstaal
Metagegevens van de vergadering: bijv. datum, tijdstip, vergader-ID, telefoonnummers, locatie
Tekst-, audio- en videogegevens: U hebt eventueel de mogelijkheid om tijdens een „onlinevergadering“ gebruik te maken van de chatfunctie. In dat geval worden de door u ingevoerde teksten verwerkt om deze tijdens de „onlinevergadering“ weer te geven. Om de weergave van video en het afspelen van audio mogelijk te maken, worden gedurende de vergadering de gegevens van de microfoon van uw eindapparaat en van een eventuele videocamera van het eindapparaat verwerkt. U kunt de camera of de microfoon te allen tijde zelf uitschakelen of dempen via de ‘Microsoft Teams’-applicatie.

Omvang van de verwerking

Wij gebruiken „Microsoft Teams“ om „onlinevergaderingen“ te houden. Als wij „onlinevergaderingen“ willen opnemen, zullen wij u dit vooraf op transparante wijze meedelen en – voor zover nodig – om toestemming vragen.

De chatinhoud wordt bij het gebruik van Microsoft Teams vastgelegd. Wij bewaren de chatinhoud gedurende een periode van één maand. Indien dit noodzakelijk is voor het vastleggen van de resultaten van een onlinevergadering, zullen wij de chatinhoud vastleggen. Dit zal echter doorgaans niet het geval zijn.

Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming in de zin van art. 22 AVG.

Rechtsgrondslagen voor de gegevensverwerking

Voor zover persoonsgegevens van werknemers van Juratherm GmbH worden verwerkt, vormt § 26 BDSG de rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking. Indien in verband met het gebruik van „Microsoft Teams“ persoonsgegevens niet noodzakelijk zijn voor het aangaan, uitvoeren of beëindigen van de arbeidsrelatie, maar niettemin een essentieel onderdeel vormen van het gebruik van „Microsoft Teams“, dan is art. 6, lid 1, onder f) AVG de rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking. Ons belang ligt in deze gevallen bij de effectieve uitvoering van „onlinevergaderingen“. Voor het overige is de rechtsgrondslag voor de gegevensverwerking bij het houden van „onlinevergaderingen“ artikel 6, lid 1, onder b), van de AVG, voor zover de vergaderingen plaatsvinden in het kader van contractuele relaties. Indien er geen contractuele relatie bestaat, is de rechtsgrondslag artikel 6, lid 1, onder f), van de AVG. Ook hier ligt ons belang in de effectieve uitvoering van „onlinevergaderingen“.

Ontvangers / Doorgifte van gegevens

Persoonsgegevens die in verband met de deelname aan „onlinevergaderingen“ worden verwerkt, worden in principe niet aan derden doorgegeven, tenzij ze juist bestemd zijn voor doorgifte. Houd er rekening mee dat inhoud uit „onlinevergaderingen“, net als bij persoonlijke bijeenkomsten, vaak juist dient om informatie met klanten, geïnteresseerden of derden te delen en daarmee bestemd is voor doorgifte. Overige ontvangers: De aanbieder van „Microsoft Teams“ krijgt noodzakelijkerwijs kennis van de bovengenoemde gegevens, voor zover dit is voorzien in het kader van onze verwerkersovereenkomst met „Microsoft Teams“.

Gegevensverwerking buiten de Europese Unie

Er vindt in principe geen gegevensverwerking buiten de Europese Unie (EU) plaats, aangezien wij onze opslaglocatie hebben beperkt tot datacenters in de Europese Unie. Wij kunnen echter niet uitsluiten dat gegevens via internetservers worden gerouteerd die zich buiten de EU bevinden. Dit kan met name het geval zijn wanneer deelnemers aan een „onlinevergadering“ zich in een derde land bevinden. De gegevens zijn tijdens het transport via het internet echter versleuteld en daarmee beveiligd tegen ongeoorloofde toegang door derden.

Vragen over gegevensbescherming

Heeft u vragen over gegevensbescherming of uw rechten? U kunt als volgt contact met ons opnemen:

Juratherm GmbH
-Gegevensbescherming-
Wilhelm-Busch-Str. 4-6
95447 Bayreuth
E-mail: datenschutz@juratherm.com

Uw rechten als betrokkene

U hebt het recht op inzage in de persoonsgegevens die op u betrekking hebben. U kunt te allen tijde contact met ons opnemen voor inzage.

Bij een verzoek om inzage dat niet schriftelijk wordt ingediend, vragen wij uw begrip voor het feit dat wij eventueel bewijsstukken van u kunnen vragen waaruit blijkt dat u de persoon bent voor wie u zich uitgeeft.

Verder hebt u recht op rectificatie, verwijdering of beperking van de verwerking, voor zover u hier wettelijk recht op hebt. Ten slotte hebt u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking binnen het kader van de wettelijke voorschriften.

Er bestaat eveneens een recht op gegevensoverdraagbaarheid in het kader van de voorschriften inzake gegevensbescherming.

Verwijdering van gegevens

Wij verwijderen persoonsgegevens in principe wanneer er geen noodzaak meer is voor verdere opslag. Een dergelijke noodzaak kan met name bestaan wanneer de gegevens nog nodig zijn om contractuele verplichtingen na te komen, of om aanspraken op garantie en eventueel waarborg te kunnen beoordelen, toekennen of afwijzen. In het geval van wettelijke bewaarplichten komt verwijdering pas in aanmerking na het verstrijken van de betreffende bewaarplicht.

Recht op het indienen van een klacht bij een toezichthoudende autoriteit

U hebt het recht om bij een toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming een klacht in te dienen over de verwerking van persoonsgegevens door ons.

Wijziging van deze privacyverklaring

Wij herzien deze privacyverklaring bij wijzigingen in de gegevensverwerking of bij andere gelegenheden die dit noodzakelijk maken. De actuele versie vindt u altijd op deze website.

Stand: 01-05-2020