Informativa sulla privacy per riunioni online, teleconferenze e webinar tramite «Microsoft Teams» di Juratherm GmbH
La presente è una traduzione. Fa fede esclusivamente la versione in lingua tedesca: versione tedesca
Di seguito desideriamo fornirvi informazioni sul trattamento dei dati personali in relazione all’utilizzo di «Microsoft Teams».
Finalità del trattamento
Utilizziamo lo strumento «Microsoft Teams» per effettuare teleconferenze, riunioni online, videoconferenze e/o webinar (di seguito: «riunioni online»). «Microsoft Teams» è un servizio di Microsoft Corporation.
Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento dei dati, in relazione diretta con lo svolgimento delle «riunioni online», è la Juratherm GmbH.
Nota: qualora acceda al sito web di «Microsoft Teams», il responsabile del trattamento dei dati è il fornitore di «Microsoft Teams». L’accesso al sito web è tuttavia necessario per l’utilizzo di «Microsoft Teams» solo al fine di scaricare il software necessario per l’utilizzo di «Microsoft Teams».
Se non desidera o non può utilizzare l’app «Microsoft Teams», può accedere a «Microsoft Teams» anche tramite il proprio browser. In tal caso, il servizio verrà fornito anche tramite il sito web di «Microsoft Teams».
Quali dati vengono trattati?
Durante l’utilizzo di «Microsoft Teams» vengono trattati diversi tipi di dati. La portata dei dati dipende anche dalle informazioni che fornite prima o durante la partecipazione a una «riunione online».
I seguenti dati personali sono oggetto del trattamento:
Dati relativi all’utente: ad es. nome visualizzato (“Display name”), eventualmente indirizzo e-mail, immagine del profilo (facoltativa), lingua preferita
Metadati della riunione: ad es. data, ora, ID della riunione, numeri di telefono, luogo
Dati testuali, audio e video: se necessario, ha la possibilità di utilizzare la funzione di chat durante una «riunione online». A tal fine, i testi da lei inseriti vengono trattati per essere visualizzati durante la «riunione online». Per consentire la visualizzazione del video e la riproduzione dell’audio, durante la durata della riunione vengono trattati i dati provenienti dal microfono del Suo dispositivo e da un’eventuale videocamera dello stesso. Può disattivare o silenziare la videocamera o il microfono in qualsiasi momento tramite l’applicazione «Microsoft Teams».
Ambito del trattamento
Utilizziamo «Microsoft Teams» per svolgere «riunioni online». Qualora intendessimo registrare le «riunioni online», ve lo comunicheremo in anticipo in modo trasparente e, se necessario, chiederemo il vostro consenso.
I contenuti delle chat vengono registrati quando si utilizza Microsoft Teams. Conserviamo i contenuti delle chat per un periodo di un mese. Qualora fosse necessario ai fini della registrazione dei risultati di una riunione online, provvederemo a registrare i contenuti delle chat. Tuttavia, ciò non avverrà di norma.
Non viene utilizzato alcun processo decisionale automatizzato ai sensi dell’art. 22 del GDPR.
Basi giuridiche del trattamento dei dati
Nella misura in cui i dati personali dei dipendenti della Juratherm GmbH vengano trattati, la base giuridica del trattamento dei dati è costituita dal § 26 della BDSG (Legge federale sulla protezione dei dati). Qualora, in relazione all’utilizzo di «Microsoft Teams», i dati personali non fossero necessari per la costituzione, l’esecuzione o la cessazione del rapporto di lavoro, ma costituissero comunque una componente fondamentale dell’utilizzo di «Microsoft Teams», la base giuridica del trattamento dei dati è l’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR. In questi casi, il nostro interesse risiede nell’effettiva realizzazione delle «riunioni online». Per il resto, la base giuridica per il trattamento dei dati nell’ambito dello svolgimento delle «riunioni online» è l’art. 6, comma 1, lett. b) del GDPR, nella misura in cui le riunioni si svolgano nell’ambito di rapporti contrattuali. In assenza di un rapporto contrattuale, la base giuridica è l’art. 6, comma 1, lett. f) del GDPR. Anche in questo caso il nostro interesse risiede nell’effettivo svolgimento delle «riunioni online».
Destinatari / Trasmissione dei dati
I dati personali trattati in relazione alla partecipazione alle «riunioni online» non vengono in linea di principio trasmessi a terzi, a meno che non siano specificatamente destinati alla trasmissione. Si prega di tenere presente che i contenuti delle «riunioni online», così come quelli delle riunioni di persona, servono spesso proprio a comunicare informazioni a clienti, potenziali clienti o terzi e sono quindi destinati alla trasmissione. Altri destinatari: il fornitore di «Microsoft Teams» viene necessariamente a conoscenza dei dati sopra indicati, nella misura in cui ciò sia previsto nell’ambito del nostro contratto di elaborazione dei dati con «Microsoft Teams».
Trattamento dei dati al di fuori dell’Unione Europea
In linea di principio, non avviene alcun trattamento dei dati al di fuori dell’Unione Europea (UE), poiché abbiamo limitato la nostra sede di archiviazione a centri di elaborazione dati situati nell’Unione Europea. Non possiamo tuttavia escludere che l’instradamento dei dati avvenga tramite server Internet situati al di fuori dell’UE. Ciò può verificarsi in particolare quando i partecipanti a una «riunione online» si trovano in un paese terzo. Durante il trasferimento via Internet, tuttavia, i dati sono crittografati e quindi protetti da accessi non autorizzati da parte di terzi.
Domande sulla protezione dei dati
Avete domande sulla protezione dei dati o sui vostri diritti? Potete contattarci come segue:
Juratherm GmbH
-Protezione dei dati-
Wilhelm-Busch-Str. 4-6
95447 Bayreuth
E-mail: datenschutz@juratherm.com
I suoi diritti in qualità di interessato
Lei ha il diritto di ottenere informazioni sui dati personali che la riguardano. Può rivolgersi a noi in qualsiasi momento per richiederle.
In caso di richiesta di accesso non presentata per iscritto, Le chiediamo di comprendere che potremmo doverLe richiedere prove che dimostrino che Lei è effettivamente la persona che dichiara di essere.
Inoltre, ha il diritto alla rettifica, alla cancellazione o alla limitazione del trattamento, nella misura in cui ciò Le sia consentito dalla legge. Infine, ha il diritto di opporsi al trattamento nei limiti previsti dalla normativa vigente.
Esiste inoltre il diritto alla portabilità dei dati nell’ambito delle disposizioni in materia di protezione dei dati.
Cancellazione dei dati
In linea di principio, cancelliamo i dati personali quando non sussiste più alcuna necessità di conservarli. Tale necessità può sussistere, in particolare, qualora i dati siano ancora necessari per adempiere a prestazioni contrattuali, nonché per verificare, concedere o respingere richieste di garanzia e, se del caso, di garanzia legale. In caso di obblighi di conservazione previsti dalla legge, la cancellazione potrà essere presa in considerazione solo dopo la scadenza del rispettivo obbligo di conservazione.
Diritto di reclamo presso un’autorità di controllo
Lei ha il diritto di presentare un reclamo presso un’autorità di controllo per la protezione dei dati in merito al trattamento dei dati personali da parte nostra.
Modifiche alla presente informativa sulla protezione dei dati
Aggiorniamo la presente informativa sulla protezione dei dati in caso di modifiche al trattamento dei dati o in altre circostanze che lo rendano necessario. La versione attualmente in vigore è sempre disponibile su questo sito web.