Informace o ochraně osobních údajů pro online schůzky, telefonní konference a webináře prostřednictvím aplikace „Microsoft Teams“ společnosti Juratherm GmbH
Toto je překlad. Právně závazná je pouze německá verze: německá verze
Níže bychom vás rádi informovali o zpracování osobních údajů v souvislosti s používáním aplikace „Microsoft Teams“.
Účel zpracování
K pořádání telefonních konferencí, online schůzek, videokonferencí a/nebo webinářů (dále jen „online schůzky“) používáme nástroj „Microsoft Teams“. „Microsoft Teams“ je služba společnosti Microsoft Corporation.
Správce
Správcem zpracování osobních údajů, které přímo souvisí s pořádáním „online schůzek“, je společnost Juratherm GmbH.
Upozornění: Pokud navštívíte webovou stránku „Microsoft Teams“, je za zpracování údajů odpovědný poskytovatel služby „Microsoft Teams“. Návštěva této webové stránky je však pro používání služby „Microsoft Teams“ nutná pouze za účelem stažení softwaru pro používání služby „Microsoft Teams“.
Pokud nechcete nebo nemůžete používat aplikaci „Microsoft Teams“, můžete „Microsoft Teams“ využívat také prostřednictvím svého prohlížeče. Služba je v takovém případě poskytována také prostřednictvím webových stránek „Microsoft Teams“.
Jaké údaje jsou zpracovávány?
Při používání aplikace „Microsoft Teams“ jsou zpracovávány různé druhy údajů. Rozsah těchto údajů závisí také na tom, jaké údaje o sobě poskytnete před účastí na „online schůzce“ nebo v jejím průběhu.
Předmětem zpracování jsou následující osobní údaje:
Údaje o uživateli: např. zobrazované jméno („Display name“), případně e-mailová adresa, profilová fotografie (volitelně), preferovaný jazyk
Metadata schůzky: např. datum, čas, ID schůzky, telefonní čísla, místo
textové, zvukové a obrazové údaje: Případně máte možnost využít v rámci „online schůzky“ funkci chatu. V tomto ohledu jsou vaše textové vstupy zpracovávány za účelem jejich zobrazení v rámci „online schůzky“. Aby bylo možné zobrazovat video a přehrávat zvuk, jsou po dobu trvání schůzky zpracovávány údaje z mikrofonu vašeho koncového zařízení a případně i z videokamery tohoto zařízení. Kameru nebo mikrofon můžete kdykoli sami vypnout nebo ztlumit prostřednictvím aplikace „Microsoft Teams“.
Rozsah zpracování
K pořádání „online schůzek“ používáme aplikaci „Microsoft Teams“. Pokud budeme chtít „online schůzky“ nahrávat, předem vás o tom transparentně informujeme a – v případě potřeby – požádáme o váš souhlas.
Při používání aplikace Microsoft Teams se zaznamenává obsah chatu. Obsah chatu uchováváme po dobu jednoho měsíce. Pokud to bude nezbytné pro účely zaznamenání výsledků online schůzky, budeme obsah chatu zaznamenávat. To však zpravidla nebude nutné.
Automatizované rozhodování ve smyslu čl. 22 GDPR se nepoužívá.
Právní základy zpracování údajů
Pokud jsou zpracovávány osobní údaje zaměstnanců společnosti Juratherm GmbH, je právním základem zpracování údajů § 26 BDSG. Pokud v souvislosti s používáním aplikace „Microsoft Teams“ nejsou osobní údaje nezbytné pro vznik, výkon nebo ukončení pracovního poměru, ale přesto jsou základní součástí používání aplikace „Microsoft Teams“, je právním základem pro zpracování údajů čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Naším zájmem je v těchto případech efektní realizace „online schůzek“. V ostatních případech je právním základem pro zpracování údajů při realizaci „online schůzek“ čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, pokud se schůzky konají v rámci smluvních vztahů. Pokud neexistuje žádný smluvní vztah, je právním základem čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. I v tomto případě spočívá náš zájem v efektivním pořádání „online schůzek“.
Příjemci / předávání údajů
Osobní údaje, které jsou zpracovávány v souvislosti s účastí na „online schůzkách“, nejsou zásadně předávány třetím stranám, pokud nejsou přímo určeny k předání. Vezměte prosím na vědomí, že objemu „online schůzek“, stejně jako u osobních schůzek, často slouží právě k předávání informací zákazníkům, zájemcům nebo třetím stranám, a je tedy určen k předání. Další příjemci: Poskytovatel služby „Microsoft Teams“ nutně získává znalost výše uvedených údajů, pokud je to stanoveno v rámci naší smlouvy o zpracování údajů se společností „Microsoft Teams“.
Zpracování údajů mimo Evropskou unii
Ke zpracování údajů mimo Evropskou unii (EU) v zásadě nedochází, jelikož jsme umístění našich datových úložišť omezili na datová centra v Evropské unii. Nemůžeme však vyloučit, že k přenosu dat dochází přes internetové servery, které se nacházejí mimo EU. To může být zejména případ, pokud se účastníci „online schůzky“ nacházejí ve třetí zemi. Data jsou však během přenosu přes internet šifrována a jsou tak chráněna před neoprávněným přístupem třetích stran.
Dotazy týkající se ochrany osobních údajů
Máte dotazy týkající se ochrany osobních údajů nebo svých práv? Můžete nás kontaktovat následovně:
Juratherm GmbH
-Ochrana osobních údajů-
Wilhelm-Busch-Str. 4-6
95447 Bayreuth
E-mail: datenschutz@juratherm.com
Vaše práva jako dotčené osoby
Máte právo na informace o osobních údajích, které se vás týkají. Můžete se na nás kdykoli obrátit s žádostí o poskytnutí těchto informací.
V případě žádosti o informace, která není podána písemně, prosíme o pochopení, že od vás případně budeme požadovat doklady prokazující, že jste skutečně tou osobou, za kterou se vydáváte.
Dále máte právo na opravu, výmaz nebo omezení zpracování, pokud vám to náleží podle zákona. Konečně máte právo vznést námitku proti zpracování v rámci zákonných předpisů.
V rámci předpisů o ochraně osobních údajů existuje rovněž právo na přenositelnost údajů.
Vymazání údajů
Osobní údaje zásadně mažeme, pokud již neexistuje důvod pro jejich další uchovávání. Důvod může existovat zejména tehdy, pokud jsou údaje stále potřebné k plnění smluvních povinností, k posouzení a přiznání nebo odmítnutí nároků z titulu záruky a případně garance. V případě zákonných povinností uchovávání lze o vymazání uvažovat až po uplynutí příslušné lhůty pro uchovávání.
Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Máte právo podat stížnost ohledně zpracování osobních údajů naší společností u dozorového úřadu pro ochranu osobních údajů.
Změny těchto informací o ochraně osobních údajů
Tyto informace o ochraně osobních údajů aktualizujeme v případě změn ve zpracování údajů nebo z jiných důvodů, které to vyžadují. Aktuální verzi vždy najdete na této internetové stránce.