Informations relatives à la protection des données pour les réunions en ligne, les conférences téléphoniques et les webinaires via « Microsoft Teams » de Juratherm GmbH
Il s'agit d'une traduction. Seule la version allemande fait foi : Version allemande
Nous souhaitons vous informer ci-après du traitement des données à caractère personnel dans le cadre de l’utilisation de « Microsoft Teams ».
Finalité du traitement
Nous utilisons l’outil « Microsoft Teams » pour organiser des conférences téléphoniques, des réunions en ligne, des vidéoconférences et/ou des webinaires (ci-après dénommés « réunions en ligne »). « Microsoft Teams » est un service de Microsoft Corporation.
Responsable du traitement
Le responsable du traitement des données directement liées à l’organisation des « réunions en ligne » est la société Juratherm GmbH.
Remarque : lorsque vous accédez au site Internet de « Microsoft Teams », c’est le fournisseur de « Microsoft Teams » qui est responsable du traitement des données. L’accès au site Internet n’est toutefois nécessaire pour l’utilisation de « Microsoft Teams » que dans le but de télécharger le logiciel permettant d’utiliser « Microsoft Teams ».
Si vous ne souhaitez pas ou ne pouvez pas utiliser l’application « Microsoft Teams », vous pouvez également utiliser « Microsoft Teams » via votre navigateur. Le service est alors également fourni via le site web de « Microsoft Teams ».
Quelles sont les données traitées ?
Lors de l’utilisation de « Microsoft Teams », différents types de données sont traités. L’étendue des données dépend également des informations que vous fournissez avant ou lors de votre participation à une « réunion en ligne ».
Les données à caractère personnel suivantes font l’objet du traitement :
Informations sur l’utilisateur : par exemple, nom d’affichage (« Display name »), le cas échéant adresse e-mail, photo de profil (facultative), langue préférée
Métadonnées de la réunion : par exemple, date, heure, identifiant de la réunion, numéros de téléphone, lieu
Données textuelles, audio et vidéo : vous avez éventuellement la possibilité d’utiliser la fonction de chat lors d’une « réunion en ligne ». À cet égard, les saisies textuelles que vous effectuez sont traitées afin d’être affichées lors de la « réunion en ligne ». Afin de permettre l’affichage de la vidéo et la lecture du son, les données provenant du microphone de votre terminal ainsi que d’une éventuelle caméra vidéo de celui-ci sont traitées pendant toute la durée de la réunion. Vous pouvez à tout moment désactiver vous-même la caméra ou le microphone via l’application « Microsoft Teams ».
Portée du traitement
Nous utilisons « Microsoft Teams » pour organiser des « réunions en ligne ». Si nous souhaitons enregistrer ces « réunions en ligne », nous vous en informerons au préalable en toute transparence et, si nécessaire, nous vous demanderons votre consentement.
Les contenus des discussions sont enregistrés lors de l’utilisation de Microsoft Teams. Nous conservons ces contenus pendant une durée d’un mois. Si cela s’avère nécessaire aux fins de la consignation des résultats d’une réunion en ligne, nous enregistrerons les contenus des discussions. Toutefois, cela ne sera généralement pas le cas.
Aucune prise de décision automatisée au sens de l’article 22 du RGPD n’est mise en œuvre.
Bases juridiques du traitement des données
Dans la mesure où des données à caractère personnel des salariés de Juratherm GmbH sont traitées, l’article 26 de la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG) constitue la base juridique du traitement des données. Si, dans le cadre de l’utilisation de « Microsoft Teams », des données à caractère personnel ne sont pas nécessaires à l’établissement, à l’exécution ou à la résiliation de la relation de travail, mais constituent néanmoins un élément essentiel de l’utilisation de « Microsoft Teams », l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD constitue la base juridique du traitement des données. Dans ces cas, notre intérêt réside dans la mise en œuvre efficace des « réunions en ligne ». Par ailleurs, la base juridique du traitement des données lors de la mise en œuvre de « réunions en ligne » est l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD, dans la mesure où ces réunions s’inscrivent dans le cadre de relations contractuelles. En l’absence de relation contractuelle, la base juridique est l’article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD. Là encore, notre intérêt réside dans la mise en œuvre efficace de « réunions en ligne ».
Destinataires / Transmission des données
Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la participation à des « réunions en ligne » ne sont en principe pas transmises à des tiers, sauf si elles sont expressément destinées à être communiquées. Veuillez noter que, tout comme lors de réunions en présentiel, les volumes des « réunions en ligne » servent souvent précisément à communiquer des informations à des clients, des prospects ou des tiers et sont donc destinés à être communiqués. Autres destinataires : le fournisseur de « Microsoft Teams » a nécessairement connaissance des données susmentionnées, dans la mesure où cela est prévu dans le cadre de notre contrat de sous-traitance conclu avec « Microsoft Teams ».
Traitement des données en dehors de l’Union européenne
En principe, aucun traitement de données n’a lieu en dehors de l’Union européenne (UE), car nous avons limité notre lieu de stockage à des centres de données situés dans l’Union européenne. Nous ne pouvons toutefois pas exclure que le routage des données s’effectue via des serveurs Internet situés en dehors de l’UE. Cela peut notamment être le cas lorsque des participants à une « réunion en ligne » se trouvent dans un pays tiers. Les données sont toutefois cryptées pendant leur transfert sur Internet et sont ainsi protégées contre tout accès non autorisé par des tiers.
Questions relatives à la protection des données
Vous avez des questions concernant la protection des données ou vos droits ? Vous pouvez nous contacter comme suit :
Juratherm GmbH
-Protection des données-
Wilhelm-Busch-Str. 4-6
95447 Bayreuth
E-mail : datenschutz@juratherm.com
Vos droits en tant que personne concernée
Vous disposez d’un droit d’accès aux données à caractère personnel vous concernant. Vous pouvez nous contacter à tout moment pour obtenir ces informations.
Si votre demande d’accès n’est pas formulée par écrit, nous vous prions de bien vouloir comprendre que nous pourrions être amenés à vous demander des justificatifs prouvant que vous êtes bien la personne que vous prétendez être.
En outre, vous disposez d’un droit de rectification, d’effacement ou de limitation du traitement, dans la mesure où la loi vous l’accorde. Enfin, vous disposez d’un droit d’opposition au traitement dans le cadre des dispositions légales.
Un droit à la portabilité des données existe également dans le cadre des dispositions relatives à la protection des données.
Suppression des données
En principe, nous supprimons les données à caractère personnel dès lors qu’il n’y a plus de nécessité de les conserver. Une telle nécessité peut notamment exister lorsque les données sont encore requises pour exécuter des prestations contractuelles, ou pour examiner, accorder ou contester des droits au titre de la garantie légale et, le cas échéant, de la garantie commerciale. En cas d’obligations légales de conservation, une suppression ne peut être envisagée qu’après l’expiration de l’obligation de conservation correspondante.
Droit de recours auprès d’une autorité de contrôle
Vous avez le droit de déposer une réclamation auprès d’une autorité de contrôle chargée de la protection des données concernant le traitement des données à caractère personnel que nous effectuons.
Modification de la présente politique de confidentialité
Nous révisons la présente politique de confidentialité en cas de modifications du traitement des données ou pour toute autre raison qui le justifie. Vous trouverez toujours la version la plus récente sur ce site Internet.